Foire aux questions (FAQ)

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Utilisez la recherche ci-dessus ou parcourez les catégories pour trouver rapidement vos réponses.

• Démarrage et configuration
• Techniciens et autres utilisateurs
• Bons de travail
• Équipements et Types d’équipement
• Pièces et inventaire
• Rendez-vous et calendrier
• Temps travaillé et facturation
• Rapports et exportations
• Autre

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NewWaySERVICE est une application web pour faire le suivi et la gestion de vos demandes de service. Son interface 100% réactive s’adapte à tous les écrans (ordinateur, tablette, téléphone). Vous n’avez rien à installer alors vous pouvez donc commencer à gérer vos bons de travail, sans papier, immédiatement. Disponible et supporté autant en français qu’en anglais, NewWaySERVICE est utilisé par des milliers d’utilisateurs à travers le monde.

Commencez par ces étapes : 1) Saisissez les informations de votre entreprise et logo (Configuration > Informations à propos de votre entreprise), 2) Configurez les statuts et priorités des bons de travail (Configuration > Configuration de l'application), 3) Ajoutez vos techniciens avec leurs rôles, 4) Vous pouvez commencer à créer des bons de travail. Vous n’avez pas besoin de saisir vos clients ou équipements d’avance - ils peuvent être créés automatiquement lors de l’ajout de bons de travail.

Dans Configuration > Configuration de l'application, vous pouvez avoir jusqu’à 20 statuts personnalisés. Pour chacun, personnalisez la description (ex.: En attente de pièces, Facturé) et choisissez une couleur distinctive pour identification visuelle rapide. Vous pouvez aussi définir quel statut sera appliqué par défaut lors de la création d’un nouveau bon de travail ou lorsqu’un technicien clique Marquer comme complété.

NewWaySERVICE attribue automatiquement un numéro séquentiel à chaque bon de travail. Dans Configuration > Configuration de l'application, vous pouvez spécifier le Prochain numéro de bon de travail. Ceci est particulièrement utile lors de la migration depuis un autre système pour continuer votre séquence existante, ou pour ajuster après une suppression. La même logique s’applique aux devis et commandes d’achat.

Dans Configuration > Configuration de l'application > Paramètres régionaux, configurez : 1) Langue préférée (français ou anglais), 2) Fuseau horaire selon votre localisation (crucial pour l’horodatage correct), 3) Formats d’affichage (date, heure, nombre, devise). La devise est purement esthétique - NewWaySERVICE ne fait aucune conversion automatique.

Oui, dans Configuration > Configuration de l'application > Rapports et formulaires, vous pouvez ajouter des messages personnalisés pour: les bons de travail, les factures (avec choix du terme: Facture, Facture Légale ou Proforma), les devis, et les commandes d’achat. Utilisez ces champs pour vos conditions générales, notes pour vos clients, ou instructions de paiement.

Les Instructions spéciales sont imprimées sur les bons de travail. Les Notes internes ne sont ni imprimées ni visibles dans le portail Client - elles sont strictement à usage interne. Utilisez les Instructions spéciales pour tout ce qui aide à l’exécution du travail, et les Notes internes pour vos observations à usage interne.

Accédez à Configuration > Configuration de l'application > section Taxes. Pour chaque taxe, saisissez le nom (TPS, TVQ, TVA…) et votre numéro de taxe (optionnel). Accédez ensuite à Configuration > Taux de taxe pour y saisir vos différents taux de taxe.

Si vous êtes un utilisateur de NewWaySERVICE (peu importe la version que vous utilisez), vous pouvez simplement nous faire parvenir votre base de données et il nous fera plaisir de transférer vos données pour vous, dans la version en ligne. Ce service est entièrement gratuit. Veuillez voir ci-dessous comment procéder selon votre version de NewWaySERVICE.

Pour savoir quel fichier nous faire parvenir, veuillez s.v.p. vous référez à la section plus bas qui correspond à la version de NewWaySERVICE que vous utilisez actuellement. Une fois que vous avez localisé ou créé le fichier (selon le cas) voici comment vous pouvez nous faire parvenir votre fichier:

Si vous désirez nous faire parvenir le fichier par courriel, veuillez s.v.p. compresser (ZIP) le fichier avant de l’envoyer. En effet, les fichiers trop volumineux pourraient ne pas être acceptés par votre serveur de courriels. Veuillez simplement nous faire parvenir le fichier à support@NewWaySERVICE.com. Si la taille du fichier dépasse 25Mo, veuillez s.v.p. utiliser une des autres méthodes ci-dessous.

Nous mettons à votre disposition une page web vous permettant de nous faire parvenir votre fichier à l’aide d’un simple fureteur Internet. Accédez simplement à la page de téléversement pour pouvoir nous transférer (upload) votre fichier.

Si vous préférez, vous pouvez télécharger le fichier dans votre compte DropBox, Google Drive, Box, OneDrive ou n’importe quel autre type de compte puis nous faire parvenir le lien pour le télécharger.

Veuillez exécuter NewWaySERVICE 4. Une fois dans NewWaySERVICE, sélectionnez le menu Utilitaires | Prise de copie puis notez le chemin complet ainsi que le nom du fichier de prise de copie que le programme affiche à l’écran. Ce nom de fichier contient une série de chiffres et se termine avec l’extension .fbk. C’est ce fichier que vous devrez nous faire parvenir. Une fois noté, cliquez sur le bouton Démarrer la prise de copie pour démarrer celle-ci. Une fois la prise de copie terminée, veuillez nous faire parvenir le fichier.

Le fichier que vous devez nous faire parvenir s’appelle habituellement nws.fdb et est situé dans le dossier d’installation de NewWayService 3 (habituellement C:\Program Files\OroLogic\NewWayService3) sur l’ordinateur ou serveur où sont situées vos données de NewWayService 3.

Note: Si vous n’êtes pas certain du nom et de l’emplacement du fichier, veuillez exécuter le programme Gestionnaire de connexions de NewWayService (à partir du bouton Démarrer de Windows sélectionnez Programmes | NewWayService 3 | Gestionnaire de Connexions) puis double-cliquez sur la connexion pour voir l’emplacement exacte du fichier ainsi que le nom du serveur où est situé le fichier.

Le fichier que vous devez nous faire parvenir s’appelle habituellement nws.ib et est situé dans le dossier d’installation de NewWayService 2 (habituellement C:\Program Files\OroLogic\NewWayService2) sur l’ordinateur ou serveur où sont situées vos données de NewWayService 2.

Note: Si vous n’êtes pas certain du nom et de l’emplacement du fichier, veuillez exécuter le programme Gestionnaire de connexions de NewWayService< (à partir du bouton Démarrer de Windows sélectionnez Programmes | NewWayService 2 | Gestionnaire de Connexions) puis double-cliquez sur la connexion pour voir l’emplacement exacte du fichier ainsi que le nom du serveur où est situé le fichier.

Dans Configuration > Configuration de l'application > section API, cochez la case pour activer l’API. Vous obtenez une clé API unique pour authentifier vos requêtes. La documentation complète de l’API est disponible via l’option Aide et assistance. L’API permet de synchroniser NewWaySERVICE avec d’autres systèmes, créer des tableaux de bord personnalisés, automatiser la création de bons de travail et beaucoup plus.

Lorsque vous envoyez un bon de travail par courriel via NewWaySERVICE ou lorsque NewWaySERVICE envoie des notifications de manière automatisée, selon le cas, NewWaySERVICE se sert soit de l’adresse de courriel indiquée dans la fiche du technicien ou soit de l’adresse de courriel indiquée dans l’option Configuration de l'envoi de e-mails comme adresse d’expéditeur du courriel.

Dans la plupart des cas, NewWaySERVICE pourra envoyer en votre nom, les bons de travail (ou autre) par courriel à vos techniciens et clients sans aucun problème. Cependant, dans certains cas, il peut arriver que le destinataire ne reçoive pas votre courriel.

En effet, pour éviter les courriels frauduleux ou les pourriels, certains serveurs de messagerie font des vérifications supplémentaires et n’accepteront pas vos courriels si ceux-ci ne proviennent pas de serveurs qui ont été préalablement autorisés.

Habituellement, la façon d’autoriser un serveur à envoyer des courriels en votre nom est à l’aide d’un enregistrement de type SPF dans le DNS de votre nom de domaine.

Voici ce que vous devez ajouter dans votre enregistrement de type SPF existant pour autoriser les serveurs de NewWaySERVICE.com à envoyer des courriels en votre nom:
include:spf-for-apps.newwayservice.com

Demandez à votre personne ressource en informatique ou la personne qui s’occupe de votre site web ou votre nom de domaine d’ajouter cette entrée dans l’enregistrement de type SPF de votre nom de domaine. Si vous n’avez pas déjà d’entrée de type SPF, veuillez en créer une tout simplement.

Voici un exemple d’entrée SPF que vous pourriez ajouter dans le DNS de votre nom de domaine: v=spf1 mx a include:spf-for-apps.newwayservice.com ~all

En plus de mettre à jour votre enregistrement SPF dans votre DNS, nous vous recommandons également d’ajouter les deux entrées CNAME suivantes dans votre DNS:

Type : CNAME
Host : newwayservice-1._domainkey
Points to : newwayservice-1._domainkey.newwayservice.com.

Type : CNAME
Host : newwayservice-2._domainkey
Points to : newwayservice-2._domainkey.newwayservice.com.

En effet, pour aider à prévenir les pourriels et l’hameçonnage, nos serveurs se conforment à la norme DKIM et signent tous les courriels envoyés. En ajoutant les deux entrées CNAME ci-haut dans votre DNS, nos serveurs pourront signer les courriels avec votre nom de domaine. Il y aura ainsi encore plus de chance que les courriels envoyés par nos serveurs en votre nom arrivent dans la boîte de réception du destinataire et non dans son dossier POURRIELS.

Note: Le nom de domaine est le nom indiqué après le caractère @ de votre adresse de courriel. Si par exemple votre adresse de courriel est service@monentreprise.com, le nom de domaine dans ce cas est monentreprise.com. C’est dans les entrées DNS du nom de domaine monentreprise.com que vous devrez modifier ou ajouter l’entrée SPF et ajouter les entrées CNAME.

Plus d’information sur les entrées de type SPF.

Plus d’information sur la norme DKIM.

NewWaySERVICE.com est une application Web (Web app) qui peut être utilisée à l’aide d’un simple fureteur Internet. NewWaySERVICE.com peut donc être utilisée à partir d’un ordinateur de bureau, une tablette ou un téléphone intelligent.

Normalement, pour accéder à NewWaySERVICE.com, vous démarrez votre fureteur Internet puis vous accédez à la page NewWaySERVICE.com. Cependant, si vous le désirez, vous pouvez créer un raccourci sur votre écran d’accueil qui accédera automatiquement à NewWaySERVICE.com d’un simple toucher du doigt.

Pour créer un raccourci, lancez votre fureteur Internet puis accédez à NewWaySERVICE.com. Une fois sur le site de NewWaySERVICE.com, connectez-vous à votre compte avec votre adresse de courriel et mot de passe. Vous êtes maintenant prêt à créer votre raccourci comme suit:

La procédure peut varier selon le type de fureteur Internet que vous utilisez (Safari, Chrome, Firefox, Opera, Microsoft Internet Explorer, etc.) mais c’est habituellement le même principe. Touchez simplement le bouton menu. Ce bouton est habituellement situé en haut à droite de l’écran et est souvent représenté par 3 points ou 3 barres horizontales. Dans le cas de Opera, ce bouton est habituellement en bas à droite. Dans le cas de Safari, cliquez plutôt sur l’icône partage représentée par un rectangle avec une flèche vers le haut. Une fois le bouton menu repéré, sélectionnez l’option Ajouter à l'écran d'accueil. Le fureteur vous proposera un nom de raccourci que vous pouvez modifier. Touchez simplement Ajouter et une nouvelle icône apparaîtra dans votre écran d’accueil.

Pour tester le tout, allez à l’écran d’accueil, repérez la nouvelle icône puis touchez-la pour accéder à NewWaySERVICE.com.

C’est quoi une Web app? Une Web app est en fait une app mais que vous n’avez pas besoin de télécharger ni d’installer au préalable. Vous accédez plutôt à une Web app via votre fureteur Internet en accédant au site Web de l’application comme par exemple NewWaySERVICE.com.

Le principal avantage d’une Web app est qu’elle va fonctionner peu importe le type d’appareil que vous utilisez, que ce soit iOS, Android, Windows, BlackBerry ou autre. Bref, un simple fureteur Internet suffit pour exécuter une Web app. Plus d’informations sur les Web App.

Selon le fureteur que vous utilisez, il peut arriver que si vous avez répondu NON à la question vous demandant si vous désirez partager votre position avec le site web app.NewWaySERVICE.com que le fureteur ne vous pose plus cette question.

Si vous avez changé d’idée et que vous désirez partager votre position pour dorénavant pouvoir voir votre position actuelle sur la carte de l’application NewWaySERVICE, voici ci-dessous comment indiquer à votre fureteur de vous poser la question de nouveau.

Une fois que le fureteur vous pose la question de nouveau, veuillez simplement répondre OUI cette fois. Vous pouvez également choisir l’option Toujours partager la position pour ne pas que le fureteur vous pose la question à chaque fois.

Notez que vous pouvez retournez à tout moment dans les paramètres de votre fureteur web pour désactiver cette option.

Les explications ci-dessous sont assez générales et peuvent varier selon la plate-forme (ordinateur de bureau, tablette, téléphone intelligent, etc.), le fureteur (Safari, Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge, etc.), ainsi que la version du fureteur que vous utilisez. Le principe reste cependant toujours le même. Donc, si votre plate-forme ou fureteur n’est pas listés ci-dessous, accédez simplement aux paramètres de votre fureteur et cherchez une option qui vous permet de changer ou réinitialiser les paramètres de positionnement ou de localisation.

Cliquez le bouton menu et sélectionnez Paramètres (Le bouton menu est habituellement affiché dans le coin supérieur droit et représenté par trois lignes horizontales). Cliquez Afficher les paramètres avancés. Cliquez le bouton Paramètres de contenu à partir de la section Confidentialité. À partir de cette fenêtre, faites défiler jusqu’à la section Localisation puis cliquez sur le bouton Gérer les exceptions. Sélectionnez le site app.newwayservice.com dans la liste puis cliquez sur le X pour effacer cet item. Cliquez sur OK pour fermer cette fenêtre. Faites la même chose pour l’autre fenêtre.

Maintenant, allez sur le site de l’application NewWaySERVICE (habituellement app.NewWaySERVICE.com) puis connectez-vous à votre compte et cette fois, veuillez répondre Autoriser à la question à propos de connaître votre position.

Allez sur le site de l’application NewWaySERVICE (habituellement app.NewWaySERVICE.com) puis connectez-vous à votre compte. Sélectionnez le menu Outils, puis sélectionnez Informations sur la page (Si la barre de menus est cachée, voir ci-dessous comment la faire afficher de nouveau). Sélectionnez l’onglet Permissions. Changez les paramètres de Accéder à votre position (L’option peut avoir un nom différent comme par exemple Partager la position) en sélectionnant Autoriser.

Cliquez sur le bouton menu et sélectionnez Personnaliser (Le bouton menu est habituellement affiché dans le coin supérieur droit et représenté par trois lignes horizontales). Cliquez sur Afficher/Masquer les barres d'outils en bas de l’écran et sélectionnez l’option Barre de menus. Cliquez sur le bouton vert Quitter la personnalisation une fois terminé.

Cliquez sur le bouton Paramètres et sélectionnez Préférences. (Le bouton Paramètres est habituellement affiché dans le coin haut droit et représenté par un engrenage). Sélectionnez l’onglet Confidentialité. À partir de la section Limiter l'accès des sites web aux services de localisation, sélectionnez l’option Demander une seule fois pour chaque site web. Si cette option était déjà sélectionnée, veuillez sélectionner une autre option puis sélectionnez de nouveau cette option pour que Safari fasse la réinitialisation.

Maintenant, allez sur le site de l’application NewWaySERVICE (habituellement app.NewWaySERVICE.com) puis connectez-vous à votre compte et cette fois, veuillez répondre Autoriser à la question à propos de connaître votre position. Cochez également la case Se souvenir de mon choix et ne plus poser la question.

Note: Après avoir suivi cette procédure, si Safari ne vous pose toujours pas la question à propos de partager votre position, cliquez de nouveau sur le bouton Paramètres puis sélectionnez l’option Réinitialiser Safari. À partir de là, décochez toutes les cases sauf Réinitialiser tous les avertissements d'emplacement puis cliquez sur Réinitialiser.

Cliquez sur le bouton Paramètres et sélectionnez Préférences. (Le bouton Paramètres est habituellement affiché dans le coin haut droit et représenté par un engrenage). Sélectionnez l’onglet Confidentialité. Assurez-vous que la case Ne jamais autoriser les sites Web à demander votre emplacement physique est décochée. Ensuite, cliquez sur le bouton Effacer les sites puis cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

Maintenant, allez sur le site de l’application NewWaySERVICE (habituellement app.NewWaySERVICE.com) puis connectez-vous à votre compte et lorsque le fureteur vous demandera de partager votre position physique, cliquez sur le bouton Options puis sélectionner Toujours Autoriser.

Allez dans Réglages, Confidentialité puis Service de localisation puis activez le Service de localisation.

Si le service de localisation était déjà activé, plus bas dans la page vous devriez voir le nom de votre fureteur. Cliquez sur le nom du fureteur puis sélectionnez l’option Lorsque l'app est active. Si votre fureteur n’est pas dans la liste c’est probablement parce que le service de localisation n’était pas encore activé. Dans un tel cas, continuez simplement à l’étape suivante.

Retournez dans votre fureteur web (Safari ou autre) puis allez sur le site de l’application NewWaySERVICE (habituellement app.NewWaySERVICE.com) puis connectez-vous à votre compte. Le fureteur devrait vous poser deux questions et vous devez répondre par l’affirmative aux deux.

La première est Autoriser "Fureteur" à accéder à vos données de localisation lorsque vous utiliez cette app?. Cliquez sur Autoriser.

Ensuite, à la deuxième question Autorisez-vous "https://app.newwayservice.com" à utiliser vos données de localisation? répondez OK.

Note: Si le service de localisation était déjà activé mais que le fureteur ne vous pose pas la question, faites ce qui suit: Allez dans Réglages, Général puis Réinitialiser. Cliquez sur Réinitialiser localisation et confidentialité. Votre code de sécurité vous sera demandé. Saisissez-le puis cliquer sur Réinitialiser.

Assurez-vous que vous avez activé la localisation sur votre appareil Android. Pour activer la localisation, allez dans les Paramètres de votre appareil, cliquez sur Position puis activez celle-ci.

Cliquez le bouton menu et sélectionnez Paramètres (Le bouton menu est habituellement affiché dans le coin supérieur droit et représenté par trois points horizontales). Cliquez sur Paramètres, Paramètres des sites puis sur Position. À partir de cette fenêtre, cliquez sur https://app.newwayservice.com puis sur Effacer & Réinitialiser.

Maintenant, à partir de votre fureteur web, allez sur le site de l’application NewWaySERVICE (habituellement app.NewWaySERVICE.com) puis connectez-vous à votre compte. Le fureteur devrait maintenant vous demander de partager votre position. Répondez par l’affirmative

Cliquez le bouton menu et sélectionnez Paramètres (Le bouton menu est habituellement affiché dans le coin supérieur droit et représenté par trois points horizontales). Cliquez sur Paramètres, Effacer mes traces puis cochez seulement la case Paramètres de site puis cliquez EFFACER MES TRACES.

Maintenant, à partir de votre fureteur web, allez sur le site de l’application NewWaySERVICE (habituellement app.NewWaySERVICE.com) puis connectez-vous à votre compte. Le fureteur devrait maintenant vous demander de partager votre position. Répondez par l’affirmative.

Accédez simplement aux paramètres de votre fureteur et cherchez une option qui vous permet de changer ou réinitialiser les paramètres de positionnement ou de localisation. Consultez la documentation de votre appareil au besoin.

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Technicien: Peut être assigné à des bons de travail et rendez-vous. Répartiteur: Accès complet incluant la gestion des techniciens. Personnel administratif: Comme un Répartiteur, mais avec moins de droits. Un Répartiteur ou Personnel administratif peut également avoir le rôle de Technicien. Seuls les utilisateurs ayant le rôle de Technicien nécessitent un abonnement. C’est gratuit pour les autres.

Dans la fiche du technicien, cochez uniquement Cet utilisateur est un technicien et assurez-vous que Répartiteur ou Personnel administratif est décoché. Puis dans Droits supplémentaires, cochez : Limiter le technicien à ne voir que ses bons de travail, ...ses devis et ...ses clients. Le sous-contractant ne verra que les données liées à ses propres assignations.

Dans Plus > Techniciens, cliquez sur l’icône à droite du nom du technicien. Vous serez connecté comme lui et verrez exactement ce qu’il voit. Pour revenir à votre compte : Plus > Me déconnecter et me reconnecter en tant que.... Vous devez avoir le rôle Répartiteur et ne pouvez pas vous connecter en tant qu’un autre Répartiteur ou technicien inactif.

Ne supprimez pas le compte de l’utilisateur. Mettez plutôt son statut à Inactif dans sa fiche. Effets : il ne peut plus se connecter, disparaît des listes de sélection, mais tout l’historique est préservé. Les techniciens inactifs ne comptent pas dans l’abonnement, vous pouvez donc ajouter un remplaçant immédiatement sans modifier votre nombre de licences.

Créez des horaires dans Plus > Autres options > Horaires de travail. Spécifiez le nombre de semaines dans le cycle (1-4) et les heures pour chaque jour. Puis dans la fiche du technicien > section Horaire de travail, assignez-le à un horaire avec une date de début. Ainsi, NewWaySERVICE proposera automatiquement des rendez-vous pendant ces heures de travail.

Créez vos zones (ex : Montréal Centre, Rive-Sud), puis assignez-les aux techniciens dans leur fiche (section Zones assignées). Assignez aussi une zone à chaque client. L’application suggère automatiquement des techniciens couvrant la zone du client lors de la création de rendez-vous. Vous pouvez filtrer le calendrier et la carte par zone. Un technicien sans zone assignée couvre toutes les zones.

Dans la fiche du technicien > Informations additionnelles > champ Priorité / Ancienneté, saisissez un nombre (plus petit = plus prioritaire). Cela influence : l’ordre d’affichage dans le calendrier, les suggestions de rendez-vous, et l’ordre dans les listes. Laissez des espaces entre les nombres (10, 20, 30) pour faciliter les ajouts futurs.

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Seul le nom du client est obligatoire. Si vous saisissez un nom qui n’existe pas, NewWaySERVICE le créera automatiquement (si vous avez les droits). Tous les autres champs sont optionnels : description, équipement, rendez-vous, etc. Cette flexibilité est appréciée par les utilisateurs.

Oui, dans le bon de travail > section Documents > Ajouter un document. Utile pour téléverser des photos avant ou après la réparation ou tout autre document relatif au bon de travail. Vous pouvez également téléverser des documents dans les devis, fiche client, fiche équipement, bref dans la plupart des modules de NewWaySERVICE.

Dans la section Description des travaux à effectuer, cliquez sur le lien Insérer une tâche prédéfinie. Créez ou sélectionnez des tâches prédéfinies. La description et la durée estimée sont automatiquement copiées. Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches qui s’ajoutent les unes après les autres. Créez des tâches pour vos 20% d’interventions les plus fréquentes qui représentent probablement 80% de vos bons de travail.

Tâches prédéfinies : Description textuelle globale (Quoi faire). Check-lists : Liste d’items à cocher étape par étape (Comment le faire). Les deux ont une durée associée. Utilisez-les ensemble : la tâche décrit l’intervention, la check-list guide l’exécution. Le technicien peut cocher chaque item de la check-list au fur et à mesure qu’elles sont effectuées.

Ce bouton change automatiquement le statut du bon vers un statut prédéfini dans la configuration. Utile pour les techniciens qui n’ont pas le droit de modifier les statuts manuellement. Si un chronomètre est actif, le temps est automatiquement sauvegardé comme travail effectué. Vous pouvez aussi configurer un changement de statut automatique au démarrage du chronomètre.

Oui, cochez Facturer un autre client dans la section Travaux à effectuer pour du bon de travail, puis sélectionnez le client payeur dans Facturé à. Si vous gérez des succursales, configurez dans la fiche du client-succursale le champ Succursale de pour automatiser ce processus. Vous pouvez configurer si les taux de service personnalisés proviennent du client bénéficiaire ou du payeur.

Dans Configuration > Configuration de l'application, activez l’option permettant de conserver le client du bon et d’assigner l’équipement à ce client. Une case à cocher apparaîtra lors de l’ajout d’équipement vous permettant de décider au cas par cas si vous voulez réassigner l’équipement. Cela évite de modifier manuellement la fiche de l’équipement à chaque location.

Sélectionnez le nom du technicien (ou Selon disponibilités), indiquez la durée, et l’application affiche les 10 prochaines disponibilités basées sur l’horaire de travail. Trois options : 1) Sélectionner dans la liste des disponibilités, 2) Cliquer Voir/Modifier via calendrier des rendez-vous pour ajuster visuellement, 3) Saisir manuellement la date/heure. Une fois le bon de travail créé, vous pouvez ajouter des rendez-vous supplémentaires illimités.

Vous pouvez créer des champs supplémentaires spécifiques à votre industrie dans vos bons de travail, clients, équipements, bref dans la plupart des modules de NewWaySERVICE. Accédez simplement à Plus > Configuration > Champs personnalisés pour en faire la gestion. Différents types de champs s’offre à vous dont Chaîne de caractères, Nombre entier, Nombre décimal, Montant, Texte, Date, Heure, Date et heure, Liste déroulante, Boutons radio, Case à cocher, Durée, Hyperlien (URL) et Signature.

Dans le bon de travail > section Pièces à prévoir ou à commander, ajoutez les pièces nécessaires. La quantité s’ajoute automatiquement à la colonne Qté à prévoir dans l’onglet Pièces de rechange. Votre responsable achats voit ainsi toutes les pièces à commander. Lorsque le technicien installe la pièce (Travaux effectués), elle disparaît automatiquement de Qté à prévoir.

Ouvrez le bon de travail > Ajouter un nouveau travail effectué. Obligatoire : technicien, date/heure de début, temps travaillé. Optionnel : description, distance, pièces (bouton Ajouter une pièce), main d’œuvre facturable. Si vous avez utilisé le chronomètre, le temps est automatiquement rempli. Si le client a des taux personnalisés, ils sont automatiquement appliqués. L’inventaire se met à jour instantanément.

Dans le bon de travail > section Mon chronomètre, cliquez Démarrer. Le chronomètre compte le temps. Cliquez Pause pour arrêter temporairement (pauses repas). Cliquez Arrêter pour sauvegarder dans un nouveau travail effectué avec le temps et la date/heure de début. Cliquez l’icône Poubelle pour réinitialiser sans sauvegarder. Vous pouvez avoir plusieurs chronomètres actifs simultanément sur différents bons de travail.

Cliquez le bouton Signature du client dans le bon de travail. Le client signe avec la souris (ordinateur) ou le doigt (tablette/téléphone). La signature est capturée en JPEG avec date et heure intégrées. Elle s’affiche automatiquement sur les impressions et PDF envoyés par email. Pour effacer : cliquez Effacer la signature. Vous pouvez configurer l’affichage du montant total dans la fenêtre de signature.

Ouvrez le bon, cliquez Dupliquer. Choisissez si vous voulez dupliquer : les rendez-vous, les documents, les travaux effectués, les pièces à prévoir ou à commander. Toujours dupliqué : client, description, check-lists, instructions, équipements, champs personnalisés. Jamais dupliqué : numéro, date (date du jour), statut (utilise défaut), signature, historique. Vous êtes redirigé vers le nouveau bon pour ajustements.

Cliquez Afficher URL pour obtenir une URL unique et sécurisée. Partagez-la par courriel, SMS ou autre. Le client peut consulter le bon sans connexion. Ce qu’il voit dépend de votre configuration du portail clients. Pour automatiser : insérez la variable WoUniqueUrlLink dans vos modèles de courriel. L’URL reste valide indéfiniment jusqu’à suppression du bon.

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Type d’équipement : Modèle générique (ex : Fournaise Modèle 5000). Un seul type pour tous les équipements de ce modèle. Équipement : Unité spécifique avec numéro de série unique (ex : F123456), lié à un type d’équipement et un client. Autre exemple dans le domaines des voitures, le type Toyota Camry 2024, l’équipement est une voiture de ce modèle avec un numéro de série spécifique. Créer des équipements n’est pas obligatoire mais recommandé pour gérer garanties, contrats de service et maintenance préventive.

Deux méthodes : 1) Onglet Équipements > Ajouter un équipement, ou 2) Fiche client > section Équipements du client. Obligatoire : client, type d’équipement, numéro de série (unique). Optionnel mais utile : garantie (date achat, durée), contrat de service (date début, durée, numéro), compteur (valeur actuelle), instructions spéciales. Si vous modifiez le numéro de série, le changement est instantané partout.

Fiche équipement > cochez Cet équipement a une garantie, saisissez date d’achat et durée en mois. Lors de l’ajout à un bon de travail, la case Sous garantie se coche automatiquement si l’équipement est toujours sous garantie. Vous pouvez configurez l’application pour ajuster automatiquement la facturation (taux à 0$) pour les équipements sous garantie. Créez des notifications par courriel pour alertes avant expiration. Le même principe s’applique pour les équipements sous contrats de serice.

Similaire aux garanties mais pour contrats payants. Fiche équipement > cochez Cet équipement a un contrat de service, saisissez date début, durée, numéro de contrat. Le numéro est automatiquement copié dans le champ Référence / #Contrat du bon de travail. Comme pour les garanties, vous pouvez configurer l’application pour mettre le taux de service à 0 si l’équipement est sous contrat de service. Le système peut envoyer des notifications avant avant l’expiration des contrats de service.

Fiche équipement > cochez Cet équipement a un compteur, saisissez valeur actuelle. Le technicien relève le compteur lors de visites chez le client et le saisie dans un travail effectué, mettant à jour automatiquement la fiche de l’équipement. Créez un horaire d’entretien basé sur le compteur (ex : tous les 500 heures). L’application créera automatiquement un bon lorsque le compteur atteint le seuil. Maintenance basée sur usage réel, pas seulement le temps.

Deux méthodes : 1) Fiche type d'équipement > Pièces de rechange reliées > Ajouter, ou 2) Fiche pièce > Types d'équipement reliés > Ajouter. Lors de l’ajout de pièces dans un travail effectué, une case Rechercher seulement parmi les pièces reliées à ce type d'équipement permet de filtrer la liste. Réduction de 70% du temps de sélection pour entreprises avec 500+ pièces. Pièces universelles : reliez-les à tous les types concernés.

Lors de la création, ajoutez un équipement initial. Ensuite : section Équipement > Ajouter équipement additionnel. La section Travaux effectués se divise en sous-sections (une par équipement). Choisissez sous quel équipement ajouter chaque intervention. Avantages : historique précis par équipement, facturation détaillée, relevés de compteur individuels. Limite pratique : 10-15 équipements par bon pour lisibilité.

Fiche équipement > Derniers bons de travail > Plus... pour liste complète. Pour imprimer : bouton Imprimer > formulaire Historique des bons de travail. Le rapport contient : infos équipement, liste chronologique des interventions, pièces utilisées, temps, montants, totaux cumulatifs. Utilisations : diagnostic problèmes récurrents, relation client, audit conformité, analyse coût total de possession.

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Lorsqu’un technicien ajoute une pièce dans un travail effectué, la quantité est automatiquement soustraite de l’entrepôt sélectionné. Système multi-entrepôts : principal, camions techniciens, succursales. Traçabilité complète : chaque transaction garde date, type, quantité, utilisateur, référence. Permet quantités négatives si pièce utilisée avant commande. Works with the Purchase Orders option which increases the quantity in inventory upon receipt of parts.

Onglet Pièces de rechange > Ajouter une pièce. Obligatoire : description (unique). Recommandé : code (unique si saisi), quantité initiale, prix, catégorie, fournisseur par défaut. Pour chaque pièce, vous pouvez avoir le code de pièce correspomdant chez chacun de vos fournisseurs si celui-ci difère. Pratique lorsque vous commandez une même pièce de plusieurs fournisseurs différents.

Créez vos entrepôts via Plus > Autres options > Entrepôts. Fiche pièce > Quantités en stock affiche stock par entrepôt. Cliquez sur la quantité d’un entrepôt pour faire un ajustement manuel ou transfert d’entrepôt.

Qté en stock: Quantité totale (Tous les entrepôts). Qté à recevoir: Quantité indiquée sur les différentes commandes d’achat qui n’ont pas encore été reçues. Qté à prévoir: Quantité indiquée dans la section Pièces à prévoir ou à commander des différents bons de travail. (* Peut varier selon le statut de bon de travail). Qté minimum en stock: NewWaySERVICE propose de commander des pièces si la quantité en stock est inférieure à cette valeure (voir Qté à commander ci-dessous). Qté à commander: (Qté minimum en stock + Qté à prévoir) - Qté en stock.

Fiche pièce > Codes pièce fournisseur > Ajouter. Pour chaque fournisseur : code fournisseur, coût, description fournisseur. Lors de création commande d’achat : vous cherchez avec VOTRE code, mais le code/description/coût fournisseur apparaissent automatiquement. Ce qui est imprimé : codes fournisseur (pas vos codes internes). Plusieurs fournisseurs possibles pour comparaison prix. À la réception : inventaire de votre code interne se met à jour.

Fiche pièce > Derniers bons de travail > Plus... pour historique par bon de travail. Différents rapports (Rapports classiques ou Rapports rapides) sont également disponible.

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L’onglet Calendrier des rendez-vous permet de gérer tous les rendez-vous. Vues disponibles : Vertical par mois/semaine/jour, Planning par technicien, Planning par bon de travail. Déplacez rendez-vous par glisser-déposer. Ajustez durée en étirant bordures. Cliquez sur le rendez-vous pour détails. Couleurs correspondent aux statuts de bons de travail. Filtrage par zone. Seuls techniciens actifs avec rôle Technicien affichés, par ordre de priorité.

Normalement, les nouveaux rendez-vous s’ajoutent dans les bons de travail directement. Cependant, une astuce pour ajouter via le calendrier : copiez un rendez-vous existant, collez-le, puis modifiez date/technicien.

Dans le bon de travail, ajoutez un premier rendez-vous. Une fois créé, section Rendez-vous > Ajouter pour rendez-vous supplémentaires illimités. Chaque rendez-vous : date, heure, durée, technicien. Utilisez vue Planning par bon de travail pour voir tous techniciens d’un bon. Utile pour installations multi-techniciens ou interventions étalées sur plusieurs jours.

Plus > Moi > Paramètres personnels. Chaque technicien peut gérer ses notifications de rendez-vous par e-mail ou web push.

Plus > Autres options > Horaires de travail pour créer/gérer horaires. Plus > Autres options > Jours fériés pour définir jours non-travaillés. Accédez à la fiche du technicien > Horaire de travail, pour l’assigner à un horaire de travail ou planifier d’avance des changements d’horaires de travail. L’application évite de proposer des rendez-vous pendant les jours fériés et hors horaires de travail.

L’onglet Carte affiche positions GPS temps réel des techniciens + adresses rendez-vous. Cochez/décochez éléments à afficher. Spécifiez période de rendez-vous (max 31 jours). Cliquez icône pour infos supplémentaires et lien vers bon de travail. Filtrage par zone disponible. Basculez en Google Street View au besoin. Géolocalisation des techniciens nécessite activation dans Plus > Configuration > Paramètres de la carte et de géolocalisation.

Utilisez l’onglet Carte pour visualiser tous les rendez-vous d’une journée géographiquement. Identifiez les regroupements possibles par secteur. Au besoin, créez des zones géographiques et assigner les techniciens par zone. Utilisez vue Planning par technicien pour voir la charge de travail. Lors de la création rendez-vous, l’application suggère des techniciens disponibles couvrant la zone du client.

Ouvrez le bon de travail, accédez au rendez-vous concerné, modifiez date/heure. Ou via le calendrier des rendez-vous, déplacez simplement le rendez-vous dans le calendrier.

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Temps travaillé : Durée réelle passée par le technicien (enregistré dans travail effectué). Temps facturable : Ce que vous facturez au client (section Main d'œuvre) également dans la section travaux effectués. Peuvent être différents : Ex.: travaillez 2.5h mais facturez 3h. Par défaut, l’application copie le temps travaillé dans la section main d’œuvre, mais vous ajustez la configuration selon besoin à partir de Plus > Configuration > Configuration de l'application.

Créez taux standards dans Plus > Autres options > Taux de service (ex : Régulier 85$/h, Urgence 125$/h, Weekend 110$/h). Lors d’ajout de travail effectué, section Main d'œuvre, sélectionnez taux de service, saisissez temps. Taux horaire rempli automatiquement. Pour des taux personnalisés par clients : dans fiche client > section Taux de service remplacent taux standards.

Fiche client > Banques d'heures créez banque avec nombre d’heures et optionnellement date d’expiration. Lors de la saisie de main d’œuvre dans un travail effectué, si le client a une banque active, l’application propose de l’utiliser (taux devient 0$, temps soustrait de banque). Application indique temps restant et avertit si insuffisant. Banques expirées ou inactives non proposées. Notifications courriel possibles avant expiration.

Si client payeur (Facturé à) différent du bénéficiaire, configurez dans Plus > Configuration > Configuration de l'application > Lors de l'ajout travail effectué : choisissez si taux personnalisés proviennent du payeur ou bénéficiaire. Flexibilité pour systèmes maison-mère/succursales ou sous-traitance. Définissez politique selon votre modèle d’affaires.

Dans travail effectué, champ Distance (km/mile) : saisissez distance. Le prix par km/mile configuré dans l’option Configuration de l'application est automatiquement appliqué. Montant déplacement ajouté automatiquement à la section Main d'œuvre. Vous pourriez aussi créer un taux de service Déplacement et facturer en temps au lieu de distance si vous préférez.

Bon de travail > section Récapitulatif des montants > bouton Modifier. Ajustez : taux de taxe, montant additionnel pièces, montant additionnel main d’œuvre. La descriptions des des montants additionnels est configurables dans l’option Configuration de l'application.

NewWaySERVICE n’a pas de module Factures séparé. Toutes infos de facturation sont habituellement déjà disponibles dans le bon de travail. Pour imprimer une facture : accédez au bon de travail puis cliquez sur le bouton Imprimer puis sélectionnez le formulaire qui s’appel Facture à partir de la liste déroulante.

Configuration de l'application > Lors de l'ajout d'un travail effectué : configurez si taux main d’œuvre et/ou prix pièces deviennent 0$ automatiquement quand l’équipement est sous garantie ou sous contrat de service. La case Sous garantie ou Sous contrat de service est cochée automatiquement si l’équipement est garanti ou sous contrat au moment de la création du bon de travail. Vous pouvez décocher manuellement au besoin.

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Deux catégories : Rapports Classiques (prédéfinis, prêts à l’emploi : bons de travail, pièces, temps techniciens, etc.) et Rapports/Exportations Rapides (personnalisables : choisissez colonnes, tri, filtres, format sortie). Personnalisez et sauvegardez vos paramètres pour réutilisation. Accès via Plus > Rapports et exportation de données >.

Plus > Rapports et exportation de données > Rapports/Exportations Rapides : 1) Sélectionnez un modèle (Bons de travail, Clients, Pièces, etc.), 2) Choisissez colonnes à inclure, 3) Définissez ordre de tri, 4) Spécifiez critères de filtrage (dates, statuts, techniciens, etc.), 5) Paramètres additionnels (groupement, sous-totaux), 6) Exécutez, 7) Sauvegardez paramètres pour prochaine fois. Exportation Excel pour analyses poussées.

Plus > Rapports et exportation de données > Exportation de données. Exportez modules complets : techniciens, clients, équipements, pièces, bons de travail, etc. Format CSV compatible Excel. Utile pour : sauvegardes ou autre.

Fiche client > section Derniers bons de travail puis cliquez Plus pour être redirigé dans l’onglet Bons de travail qui sera automatiquement filtré sur tous les bons de travail de ce client. Autre option: Fiche client > bouton Imprimer > sélectionnez formulaire Historique des bons de travail / Travaus effectués.

Rapports Classiques > Rapports de temps > Détail des heures par technicien. Ou: Rapports Classiques > Rapports de temps > Sommaire des des heures par technicien. Ou: Rapports/Exportations Rapides > Liste des bons de travail (Travaux effectués). Ou: Rapports/Exportations Rapides > Sommaire des heures/Montsnts par technicien.

Lors de la création de rapports personnalisés à partir de l’option Rapports/Exportations Rapides, les champs personnalisés apparaissent dans liste de colonnes disponibles. Sélectionnez-les comme les colonnes standards. Utilisez-les aussi comme critères de filtrage ou pour triez ou groupez votre rapport.

Plusieurs modèles de formulaire et rapport sont déjà inclus avec NewWaySERVICE. Lorsque vous imprimez par exemple un bon de travail, NewWaySERVICE imprimera automatiquement sur celui-ci, les informations ainsi que le logo de votre entreprise tels que vous les avez saisis dans l’option Informations sur votre entreprise. Les champs personnalisés dont vous avez cochez la case Imprimer ce champ personnalisé sur les formulaires et rapports seront également imprimés sur les bons de travail ou autres formulaires ou rapports, selon le cas.

Cependant, vous ne pouvez pas personnaliser ces modèles déjà fournis.

Si vous ne désirez pas utiliser les modèles déjà inclus gratuitement avec NewWaySERVICE, nous pouvons développer pour vous un modèle de formulaire ou rapport spécifique à vos besoins. Ce service débute à aussi peu que 225$ CAD par formulaire ou rapport et peut varier selon la complexité des changements à apporter.

Si ce service vous intéresse, voici comment procéder:

1. Remplissez simplement une demande via l’option Aide et Support et dites-nous le nom exact du formulaire ou rapport existant qui se rapproche le plus de ce que vous désirez obtenir.

2. Donnez-nous une description des modifications que vous aimeriez obtenir (comme par exemple l’ajout de nouveaux champs).

3. Si vous avez fait un croquis de ce que vous aimeriez obtenir, faites-nous le également parvenir par courriel à support@NewWaySERVICE.com.

Une fois ces informations reçues, nous vous ferons parvenir un devis par courriel. S’il nous manque certaines informations pour procéder au devis, nous communiquerons de nouveau avec vous.

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Plus > Configuration > Configuration du portail des clients pour l’activer et/ou le configurer. Le portail des clients permet à vos clients, entre autre, de consulter leurs bons de travail, créer de nouvelles demandes, voir leurs banques d’heures, etc. Le portail client peut aussi être configuré de maniène plublique pour que n’importe qui puisse simplement soumettre une demande de service via votre site web. Le portail client est personnalisable comme par exemple en ajoutant votre logo, en choisissant les champs à saisir, etc.

Plusieurs types de notifications peuvent être automatiquement envoyées soit pour notifier la création, les délais, ou le changement de statuts des bons de travail, notifier la fin de garantie ou contrat de service des équipements ou même l’expiration (date ou nombre d’heures) des banques d’heures des clients. Accédez à Plus > Notifications par e-mail > pour configurer vos notifications automatisées.

Fiche client ou équipement > section Horaire des entretiens > Ajouter un horaire d'entretien : fréquence (jours/semaine/mois ou basé sur le compteur dans le cas des équipements). NewWaySERVICE s’occupe de créer automatiquement les bons de travail selon les critètes et paramètres indiqués dans chacun de vos horaire d’entretien. Parfait pour : maintenances préventives, inspections réglementaires, contrats service. Réduit oublis, garantit régularité, optimise planification.

Un questionnaire est simplement une liste de questions que vous définissez et qui peuvent ensuite être répondues par vos techniciens ou clients. Accédez à Plus > Autres options > Questionnaires pour créer vos questionnaires. Assignez ensuite ces qustionnaires à des modules : bons de travail, équipements, clients, etc.

Apparaissent dans fiches concernées. Utiles pour : checklists qualité, sondages satisfaction, collecte infos standardisée, audits conformité. Réponses sauvegardées et incluses dans rapports.

Option Plus > Sync with > QuickBooks puis cliquez sur le bouton Se connecter à QuickBooks. Vous pouvez synchroniser vos clients, fournisseurs, pièces de rechange et quantités en stock. Vous pouvez également transférer des bons de travail en facture dans QuickBooks.

Il n’y a pas d’option d’importation de données dans NewWaySERVICE qui vous permet d’importer des données comme par exemple la liste de vos clients ou la liste de vos équipements.

L’importation de données est un service que nous offrons à un coût fixe de 125$ CAD par module. Nous pouvons importer vos données dans les modules suivants:

Clients, Équipement, Types d’équipement, Pièces de rechange et Techniciens.

Si ce service vous intéresse, envoyez-nous simplement votre ou vos fichiers à importer par e-mail à support@NewWaySERVICE.com et dites-nous dans quel module vous désirez importer ces données. Après vérification de vos fichiers, si nous pouvons importer vos données, nous vous indiquerons par e-mail comment procéder.

Si vous louez présentement des licences de NewWaySERVICE version 4, vous pouvez migrer gratuitement vers la version Web. Pour ce faire, remplissez simplement une demande via l’option Aide et Support en nous indiquant les informations sur votre entreprise et une fois les vérifications effectuées dans nos dossiers, nous ajusterons manuellement la date de fin de votre abonnement à la même date de fin que vos licences de location actuelles plus 3 mois gratuits pour vous remercier d’être un utilisateur d’une version précédente de NewWaySERVICE. Le nombre de techniciens sera également ajusté selon le nombre de licences de location de NewWaySERVICE que vous détenez. Si vos licences de location n’ont pas toutes la même date d’expiration, la date de fin d’abonnement sera calculée au prorata. Les prochains renouvellements devront être faits selon les prix et termes en vigueur de la version Web.

Si vous avez acheté des licences de NewWaySERVICE version 2, 3 ou 4, et que vous désirez migrer vers la version Web, vous êtes également éligible à 3 mois gratuits de la version Web pour vous remercier d’être un utilisateur d’une version précédente de NewWaySERVICE. Pour vous prévaloir de cette offre, vous devez d’abord prendre un abonnement à la version Web. Une fois votre abonnement payé et en règle, remplissez simplement une demande via l’option Aide et Support en nous indiquant les informations sur votre entreprise et une fois les vérifications effectuées dans nos dossiers, nous ajouterons gratuitement 3 mois à votre abonnement initial, peu importe le nombre de techniciens de votre abonnement.